U kunt contact opnemen met mr. W.M.J. Weijers voor het opstellen van een aandeelhoudersbesluit. Bel hem op +31 (0)6 21 39 78 47 of stuur een e-mail naar w.weijers@keizersadvocaten.nl. U kunt ook contact met ons opnemen via het algemene e-mailadres ka@keizersadvocaten.nl en het vaste telefoonnummer van kantoor (0)40 24 45 600. Wij behandelen hieronder alle ins en outs over het opstellen van een aandeelhoudersbesluit.
Wat is een aandeelhoudersbesluit?
Een aandeelhoudersbesluit is een besluit dat is genomen door de algemene vergadering van aandeelhouders (AV). De AV is een orgaan van de vennootschap. De wet en/of de statuten van de vennootschap schrijven voor wanneer en op welke wijze een aandeelhoudersbesluit moet worden genomen. Een besluit is pas rechtsgeldig genomen als dit in overeenstemming met de wet en de statuten van de vennootschap is gebeurd. Daarnaast maken aandeelhouders in een aandeelhoudersovereenkomst vaak aanvullende (stem)afspraken. De afspraken in de aandeelhoudersovereenkomst gelden tussen deze aandeelhouders.
Een aandeelhoudersbesluit buiten vergadering opstellen?
Aandeelhoudersbesluiten worden in de regel tijdens een AV genomen. De AV kan ook buiten vergadering een besluit nemen. De wet stelt wel een aantal voorwaarden aan het nemen van een aandeelhoudersbesluit buiten vergadering. Wij leggen deze voorwaarden hieronder uit
Bij een BV moeten alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd (ex artikel 2:238 BW). De stemmen moeten schriftelijk worden uitgebracht en vastgelegd. Anders is niet voldaan de voormelde vereiste. Aandeelhouders mogen elektronisch stemmen, tenzij de statuten anders bepalen. De bestuurders moeten de raad van commissarissen eerst in de gelegenheid te stellen om advies uit te brengen over het voorgenomen aandeelhoudersbesluit.
Bij een NV kunnen de statuten bepalen dat de besluitvorming ook buiten vergadering kan geschieden. Een besluit komt tot stand met algemene stemmen van de stemgerechtigde aandeelhouders. Dit betekent dat aandeelhouders unaniem moeten stemmen (ex artikel 2:128 BW).
Welk aandeelhoudersbesluit heeft u nodig?
De AV van een NV of BV neemt jaarlijks verschillende aandeelhoudersbesluiten. De advocaat kan dan een aandeelhoudersbesluit opstellen. Een aandeelhoudersbesluit is bijvoorbeeld nodig bij de vaststelling van de jaarrekening, bij een agiostorting of bij het ontslag of de benoeming van een bestuurder (benoemingsbesluit). De AV is in beginsel bevoegd om besluiten van een dividenduitkering (winstuitkering aan aandeelhouders) te doen. Op grond van de wet of de statuten kan de bevoegdheid om deze besluiten te nemen aan een ander orgaan van de vennootschap worden toegekend.
Wie tekent het aandeelhoudersbesluit / notulen?
Een aandeelhoudersbesluit opstellen, hoe doe je dat? De wet bepaalt (slechts) dat het bestuur van de vennootschap van de genomen besluiten “aantekeningen” houdt. In de praktijk worden vaak notulen opgemaakt. Daarin staat, behalve de genomen besluiten, ook vaak wat er ter vergadering is besproken. Verder is vaak vermeld de wijze van oproeping van de vergadering en of er is voldaan aan de formele voorschriften, zodat rechtsgeldig aandeelhoudersbesluiten kunnen worden genomen. De verplichting om notulen op te maken is vaak opgenomen in de statuten van de vennootschap. De voorzitter van de AV ondertekent de notulen. De notulen kunnen ook worden vastgesteld in een volgende vergadering.
Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid
De Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (de “Tijdelijke Wet”) is ingevoerd in reactie op de corona uitbraak. Deze wet maakt het mogelijk om tijdelijk af te wijken van verschillende regelgeving. De achterliggende gedachte is onder meer om fysieke bijeenkomsten zoveel als mogelijk te kunnen beperken. De vennootschappen kunnen bijvoorbeeld tijdelijk uitsluitend langs elektronische weg vergaderen en stemmen. De aandeelhoudersbesluiten worden dan zonder fysieke samenkomst genomen.
Wat is een dividenduitkering?
Dividend is het uitkeren van winst door de vennootschap aan de aandeelhouders. Een dividenduitkering is een gebruikelijke manier om geld van de vennootschap over te hevelen aan de eigenaren/aandeelhouders van de vennootschap. Bij kleine ondernemingen is dit vaak de directeur-grootaandeelhouder (DGA). Dit mag echter niet onder alle omstandigheden plaatsvinden. Bijvoorbeeld als de vennootschap financieel slecht ervoor staat. Als vennootschap kort na een dividenduitkering failliet gaat, dan bestaat een aanzienlijk risico dat de curator de dividenduitkering alsnog vernietigt. De curator zal dan het betaalde dividend terugvorderen. Hij kan een dividenduitkering vernietigen die binnen één jaar vóór het faillissement heeft plaatsgevonden.
Hoe werkt het uitkeren van dividend uit de eigen BV?
De algemene vergadering van aandeelhouders is in beginsel bevoegd om tot dividenduitkering te besluiten. Dit is afhankelijk van de omvang van het eigen vermogen van de vennootschap. De AV moet een balanstest uitvoeren. De balanstest houdt in dat het eigen vermogen van de vennootschap groter moet zijn dan de reserves die krachtens de wet of de statuten moeten worden aangehouden. De AV kan slechts voor dat deel een uitkeringsbesluit nemen.
De AV doet er goed aan om een juist aandeelhoudersbesluit te laten opstellen. Het bestuur keurt de dividenduitkering bij een positieve uitkeringstest goed . De uitkeringstest houdt in dat een bestuurder zijn goedkeuring aan het dividendbesluit dient te onthouden indien hij weet of redelijkerwijs behoort te voorzien dat de vennootschap na de uitkering niet zal kunnen blijven voortgaan met het betalen van haar opeisbare schulden. Doet hij dat toch, dan loop hij het risico hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor het tekort dat door de uitkering is ontstaan.
Degene die de dividenduitkering heeft ontvangen loopt het risico dat hij deze moet terug betalen als hij niet te goeder trouw is. Dit laatste zal bij kleine(re) ondernemingen al snel het geval zijn, omdat de bestuurder en aandeelhouder daar vaak zijn verenigd in dezelfde persoon. Het bestuur dient ook in die gevallen de uitkering eerst goed te keuren. Toch zal ook in dat geval naast het opstellen van een aandeelhoudersbesluit tevens goedkeuring van het bestuur aan die uitkering moeten volgen.
Hoe werkt een dividenduitkering bij een NV?
Bij de NV geldt het wettelijk uitgangspunt dat de winst ten goede komt aan de aandeelhouders. De statuten van de vennootschap kunnen anders bepalen.
Een balanstest is in dat geval van toepassing. Deze is wat uitgebreider dan bij de BV: uitkeringen kunnen slechts worden gedaan voor zover het eigen vermogen groter is dan het bedrag van het gestorte en opgevraagde deel van het kapitaal, vermeerderd met de reserves die krachtens de wet of de statuten moeten worden aangehouden. Uitkering van de winst geschiedt na vaststelling van de jaarrekening waaruit blijkt dat deze geoorloofd is.
Bij de NV geldt geen uitkeringstest zoals bij de BV. Dat betekent niet dat het bestuur geen risico loopt. Het bestuur kan aangesproken worden wegens bestuurdersaansprakelijkheid bij schending van de balanstest. De bestuurder zal de continuïteit van de vennootschap moeten bewaken. Deze mag door de uitkering geen gevaar lopen.
Vragen over het opstellen van een aandeelhoudersbesluit?
U kunt contact opnemen met mr. W.M.J. Weijers voor het laten opstellen van een aandeelhoudersbesluit. Bel hem op +31 (0)6 21 39 78 47 of stuur een e-mail naar w.weijers@keizersadvocaten.nl. U kunt ook contact met ons opnemen via het algemene e-mailadres ka@keizersadvocaten.nl en het vaste telefoonnummer van kantoor (0)40 24 45 600.