Thuiswerken is geen nieuw fenomeen, maar door de coronacrisis is de omvang ervan wel enorm toegenomen. Veel organisaties overwegen om thuiswerken ook structureel uit te breiden en dure kantooroppervlakte te verminderen. De medewerkers werken dan deels op kantoor en deels thuis. Dat kan voor beide partijen voordelen bieden. Het is wel belangrijk om bij een paar juridische aspecten stil te staan. Daar ga ik in deze blog op in.

Arboregels

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving. Dat geldt ook voor de thuiswerkplek. Ook thuis moeten medewerkers ergonomisch verantwoord kunnen werken. De werkgever moet daarop toezien en zorgen voor goede werkmaterialen. Om de thuiswerkplek van de medewerkers te controleren kan de werkgever ter plaatse gaan kijken, maar de medewerker kan ook gevraagd worden om een beschrijving met foto’s van de werkplek.

Werkgevers kunnen aansprakelijk worden gesteld voor schade van medewerkers door onvoldoende naleving van arboregels. Zo werd een groot pensioenfonds met succes aansprakelijk gesteld door een werknemer, die RSI had opgelopen door een ergonomisch onverantwoorde thuiswerkplek. Het is dus van belang om ook bij thuiswerken aandacht te schenken aan een goede werkplek.

Controle

Bij thuiswerken is er minder zicht op de uitvoering van het werk. Werk en privé liggen letterlijk dicht bij elkaar. Werkgevers vragen zich misschien af of de medewerker thuis wel voldoende uren aan het werk is. Aan de andere kant zijn er gevallen bekend van medewerkers die thuis juist veel meer uren werken, doordat de natuurlijke ‘rem’ van het naar huis gaan aan het einde van de werkdag ontbreekt.

Er kan dus om allerlei redenen behoefte zijn aan een zekere controle van de thuiswerkende medewerker. Daarvoor worden ook steeds vaker speciale monitoring applicaties gebruikt. Daarmee kan op afstand bijvoorbeeld worden vastgesteld wanneer en hoe vaak een medewerker in- en uitlogt, welke programma’s worden gebruikt en of er ook niet-werkgerelateerde websites worden bezocht. Er is software die periodiek screenshots maakt en het komt voor dat medewerkers op de thuiswerkplek via camera worden gemonitord.

Een controlesysteem kan wenselijk zijn, in het belang van beide partijen. Een medewerker kan na langdurig onafgebroken beeldschermwerk door de software worden geadviseerd een pauze in te lassen. Maar het is ook duidelijk dat de privacy van medewerkers door dergelijke systemen in het gedrang kan komen. Er gelden dan ook wettelijke beperkingen voor het invoeren en toepassen ervan. Deels liggen die vast in de AVG, omdat bij dergelijke systemen vaak sprake zal zijn van het verwerken van persoonsgegevens. Verder is voor het invoeren van dergelijke controlesystemen instemming van de Ondernemingsraad nodig. Afhankelijk van het in te voeren systeem kan ook een Data Protection Impact Assessment (DPIA) verplicht zijn.

Ook hier kan het niet naleven van de regels kostbaar zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens kan voor overtredingen van de AVG zeer hoge boetes opleggen. Dat is ook al meerdere keren gebeurd. Het is daarom essentieel om het invoeren en gebruiken van controlesystemen goed voor te bereiden en daarover vooraf advies in te winnen.

Thuiswerkovereenkomst of thuiswerkprotocol

Als medewerkers structureel een deel van hun tijd thuis werken, is het verstandig om afspraken daarover schriftelijk vast te leggen. Dat kan in een individuele thuiswerkovereenkomst en/of in een thuiswerkprotocol voor de hele organisatie. Hierbij kun je denken aan zaken als:

  • hoe vaak en op welke dagen en uren er wordt thuisgewerkt;
  • welke taken thuis worden verricht;
  • hoe en wanneer de medewerker thuis bereikbaar is;
  • met wie er over het thuiswerk wordt gecommuniceerd;
  • arbeidsomstandigheden (een beschrijving van de thuiswerkplek) en de noodzakelijke voorzieningen;
  • als de medewerker voor het thuiswerk de beschikking krijgt over apparatuur van de werkgever, is het verstandig ook daarover afspraken vast te leggen;
  • beveiliging van bedrijfsgegevens;
  • privacyaspecten;
  • afspraken over het wel of niet doorlopen van bepaalde onkostenvergoedingen;
  • het wijzigen of beëindigen van het thuiswerken.

Als u hierover vragen heeft, neemt u dan gerust vrijblijvend contact met ons op.

Wim Weijers